GDPR – Information

Brf Haubitsen – hantering av personuppgifter

Den 25 maj 2018 trädde den nya personuppgiftslagen GDPR (General Data Protection Regulation, motsvarande Personuppgiftslagen). i kraft. Den gäller även för bostadsrättsföreningar.

Så här hanterar Brf Haubitsen personuppgifter:

Vilka personuppgifter sparas?

Enligt lag är varje brf skyldig att föra ett medlemsregister som innehåller:

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress (alla är inte folkbokförda på Rindögatan 17)
  • Datum för inträde i brf
  • Lägenhetsnummer
  • Information om bostaden är pantförskriven.

Detta register förs, på uppdrag av Brf Haubitsen, av RB Fastighetsägare AB.

Styrelsen för också ett register som innehåller:

  • Namn
  • Telefonnummer/mobiltelefonnummer
  • Emailadresser
  • Övriga nödvändiga uppgifter om exempelvis lägenhet eller boende för föreningens löpande verksamhet.

När medlem kontaktar styrelsen, via email eller brev, sparas konversationen fram till dess att medlemmen utträder ur föreningen. Digital information lagras via tjänster hos tredjepartsleverantörer såsom Google och Mailchimp. Styrelsen har upprättat rutiner för att säkerställa att icke obehörig kommer åt den informationen.

Varför sparar brf Haubitsen personuppgifter?

Föreningen behöver samla in information kring medlemmar, hyresgäster, boende och lägenheterna för att kunna sköta föreningens löpande verksamhet. Till exempel lagras kontaktuppgifter för att kunna förse boende med information om vad som händer i föreningen och fastigheten via epost och sms. Information kring en lägenhet kan behövas för att säkerställa säkerhet och god inomhusmiljö i fastigheten. Kontaktuppgifter till anhöriga kan sparas om du och anhörig godkänner för att underlätta kontakt vid eventuell kris. Med mera.

När och hur rensas personuppgifter?

Föreningen ska bara spara personuppgifter som behövs för att sköta föreningens löpande verksamhet och kontakten med en medlem eller boende. När medlem överlåter sin lägenhet till annan medlem påbörjar föreningen arbetet med att rensa tidigare medlems personuppgifter. Personuppgifter som tillhör en person som inte är medlem raderas när ingen relation mellan personen och föreningen finns. Till exempel efter att en medlem meddelat att en andrahandshyresgäst flyttat ut ur fastigheten.

Hur kan du veta vilka personuppgifter som finns registrerade?

Registerutdrag över de personuppgifter som finns registrerad över en person tas fram på begäran till styrelsen. Personuppgifter som inte behövs för föreningens löpande verksamhet kan makuleras på begäran av berörd person.

Brf Haubitsens styrelse

Maj 2018